REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Auto­palvelu Höglund Oy:n (APH Racing) hen­ki­lö­tie­tolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tie­­to­­suoja-ase­­tuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tie­to­suoja seloste.

Rekis­te­rin­pitäjä
Auto­palvelu Höglund Oy:n (APH Racing), 1756991-4 (jälj. ”Yhtiö”)
Över­byntie 260, 02400 Kirkkonummi

Rekis­te­ristä vas­taava yhteys­henkilö
Jan-Mikael Höglund,
mikael.​hoglund@​aphracing.​com
0102 810 811

Henkilötietojen käsittelyt, tarkoitus ja ohjelmat

Hen­ki­lö­tietoja käsi­tellään Yhtiön ja rekis­te­röidyn välisen sopi­muksen täy­tän­töön­pa­ne­mi­seksi sekä Yhtiön tilausten ja toi­mek­sian­tojen hal­lin­nointiin, yllä­pitoon, tuot­ta­miseen, laadun ja tur­val­li­suuden var­mis­ta­miseen, las­ku­tukseen ja vää­rin­käy­tösten estä­miseen. Lisäksi tietoja käsi­tellään sovel­tuvin osin lii­ke­toi­minnan ja pal­ve­luiden suun­nit­teluun ja tuo­te­ke­hi­tykseen, mark­ki­nointiin ja mark­ki­noinnin koh­den­ta­miseen asiak­kaille ja potent­ti­aa­li­sille asiak­kaille, laki­sää­teisten vel­vol­li­suuksien hoi­ta­miseen sekä riskienhallintaan.

Yhtiö käyttää Futursoft ohjelmaa jossa on huol­let­tavien ajo­neu­vo­tie­tojen lisäksi omis­tajan nimi ja osoite sekä puhe­lin­nu­me­ro­tiedot. FuturSoft Oy ja  Yhtiö ovat sopineet jär­jes­telmän käy­töstä ja FuturSoft vastaa ohjelman tur­val­li­suu­desta ja toi­min­nal­li­suu­desta. Yhtiö käyttää ohjelmaa, tal­lettaa tiedot (auton rekis­te­ri­numero, omistajan/​​haltian nimi, osoite ja puhe­lin­numero sekä säh­kö­pos­tio­soite) sekä vastaa niiden oikeel­li­suu­desta sekä vastaa omassa käyt­töym­pä­ris­tössään olevien tie­dos­tojen var­muus­ko­pioin­nista ja arkis­toin­nista sekä var­muus­ko­pioi­densa ja arkis­toin­tinsa toimivuudesta.

Ohjel­miston ja Pal­velun osalta sovel­letaan IT2018ETP eri­ty­sehtoja. Futursoft vastaa Furtusoft.net-ohjelmapalvelun osalta aineiston var­muus­ko­pioin­nista, var­muus­ko­pioiden toi­mi­vuuden tar­kis­ta­mi­sesta ja siitä että asiakkaan aineisto on palau­tet­ta­vissa var­muus­ko­piosta. Ehdoissa on mai­ninta mm. siitä että Yhtiö ei saa kopioida tai jakaa tietoja eteenpäin jaet­ta­vaksi vaan pel­kästään var­muus­ko­pioida tur­va­takseen tie­tojen säi­ly­misen omassa käy­tössä. Yhtiö ja Futursoft Oy ovat molemmat sopineet palvelu, ylläpito- ja käyt­tö­oi­keus­eh­tojen nou­dat­ta­mi­sesta 28.10.2009 alkaen.

Lisäksi Yhtiö käyttää Svea Ekonomi mak­su­rat­kaisu ohjelmaa johon täy­tetään rahoi­tuksen hakian tiedot mutta niistä ei jää Yhtiölle  mitään rekis­teriä vaan siitä asia­kas­re­kis­te­ristä vastaa Svea Ekonomi. Yhtiö ja Svea Ekonomi ovat alle­kir­joit­taneet Tie­­to­­suoja-ase­­tusta nou­dat­tavan sopi­muksen (GDPR) kes­kenään jossa sovitaan nou­da­tet­tavan 25.5.2018 voimaan tulevaa Henkilötietosuojalakia.

Käy­tössä on myös Nordic Telecom puhe­lun­tiedot poi­mivan jär­jes­telmä, siitä ei muo­dostu Yhtiölle mitään asia­kas­re­kis­teriä vaan ohjelma näyttää soit­tajan tiedot ja osoitteen, rekisteri on Nordic Telelcomin hal­lussa ja vas­tuulla. Myös tämän osalta sovel­letaan uusia Henkilötietosuojaehtoja.

Käsiteltävät henkilötietoryhmä, tuotesisältö ja tietojen säilytysaika

Yhtiö kerää rekis­te­röi­dyistä vain sel­laisia hen­ki­lö­tietoja, jotka ovat olen­naisia ja tar­peel­lisia tässä tie­to­suo­ja­se­los­teessa selos­tet­tujen käyt­tö­tar­koi­tusten kannalta.

Hen­ki­lö­tiedot kerätään pää­asial­li­sesti rekis­te­röi­dyltä itseltään tai rekis­te­röidyn edus­ta­malta yhtiöltä toi­mek­siannon vas­taa­not­ta­misen ja toi­mit­ta­misen yhtey­dessä. Tietoja voidaan kerätä myös osin Väes­tö­re­kis­te­ri­kes­kuksen, Lii­kenteen tur­val­li­suus­vi­raston sekä eri luot­to­tie­to­yh­tiöiden rekistereistä.

Yhtiö säi­lyttää hen­ki­lö­tietoja niin pitkään kuin on tar­peel­lista tie­to­suo­ja­se­los­teessa mää­ri­tel­tyjen tar­koi­tusten toteut­ta­mi­seksi, ellei lain­sää­däntö vel­voita säi­lyt­tämään hen­ki­lö­tietoja pidempään tai ellei yhtiö tar­vitse tietoja oikeus­vaateen laa­ti­mi­seksi, esi­tet­tä­väksi tai oikeus­vaa­teelta puo­lus­tet­ta­vaksi tai vas­taavan eri­mie­li­syys­ti­lanteen selvittämiseksi.

Säilytysajat

Yhtiön kir­jan­pitoon liit­ty­vissä aineis­tossa tietoja säi­ly­tetään 6 vuotta.

Hen­kilön yksi­löin­ti­tiedot Nimi, hen­ki­lö­tunnus 3 vuotta, osoite ja puhe­lin­numero sekä säh­kö­pos­tio­soite 3 vuotta, Toi­mek­sian­non­tiedot (tilaus/​​työmääräys ym) 3 vuotta, Luot­to­tiedot 48 tuntia.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsit­telee hen­ki­lö­tietoja tavalla, jolla pyritään var­mis­tamaan hen­ki­lö­tie­tojen asian­mu­kainen tur­val­lisuus. Yhtiö käyttää asian­mu­kaisia tek­nisiä ja orga­ni­sa­to­risia suo­ja­toimia tämän tur­vaa­mi­seksi, mukaan lukien palo­muurien, salaus­tek­nii­koiden, tur­val­listen lai­te­ti­lojen käyttö, asian­mu­kainen kulun­val­vonta ja pää­syn­hal­linta, hen­ki­lö­tie­tojen käsit­telyyn osal­lis­tuvien hen­ki­löstön sekä ali­hank­ki­joiden ohjeistaminen.

Yhtiö var­mistaa, että pääsy rekis­te­reihin on vain hen­ki­löillä ja tahoilla, jolla on toi­men­ku­vansa suo­rit­ta­miseen kan­nalta tarve ja oikeus käsi­tellä hen­ki­lö­tietoja. Kai­killa hen­ki­lö­tietoja käsit­te­le­villä on työ­so­pi­muslain tai sopi­muksen salas­sa­pi­toeh­tojen perus­teella vai­tio­lo­vel­vol­lisuus rekis­te­röi­tyjen hen­ki­lö­tie­tojen käsit­telyyn liit­ty­vistä asioista.

Rekisteröidyn oikeudet

Kai­kista tie­dos­toista hen­kilön tiedot voidaan poistaa heti kun henkilö niin vaatii. Yhtiö ei luovuta hen­ki­lö­tietoja ulko­puo­li­sille ainoastaan hen­ki­lö­tietoja voi­mas­sao­levan lain­sää­dännön sal­li­missa ja vel­voit­ta­vissa rajoissa. Rekis­te­röi­dyllä on oikeus pyytää vir­heel­lisen tai epä­tarkan tiedon korjaamista.

Rekis­te­röi­dyillä on oikeus saada vah­vistus siitä käsi­tel­läänkö rekis­te­röidyn hen­ki­lö­tietoja, nähdä itseään kos­kevat tiedot sekä pyyn­nöstä saada tiedot kir­jal­li­sesti tai säh­köi­sessä muo­dossa tai siir­rettyä toi­selle rekisterinpitäjälle.

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus tehdä valitus tie­to­suo­ja­vi­ran­omai­selle (www​.tie​to​suoja​.fi) mikäli rekis­te­röity katsoo, että hänen hen­ki­lö­tie­tojaan on käsi­telty voi­massa olevan lain­sää­dännön vastaisesti.

Tie­toihin koh­dis­tu­vasta uhasta tehdään ilmoitus rekis­te­rin­pi­tä­jälle ilman ainee­tonta viivästystä.

Ilmoitus tehdään tie­to­tur­va­vi­ran­omai­sille 72 h kuluessa ilmi­tu­losta, mikäli tie­to­suo­ja­louk­kauk­sesta toden­nä­köi­sesti aiheutuu luon­nol­lisen hen­kilön oikeuksiin ja vapauksiin koh­dis­tuvaa riskiä. Ilmoi­tuk­sessa ker­rotaan tie­to­suo­ja­louk­kauksen luonne sekä toi­men­piteet joihin on ryh­dytty lain edel­lyt­tä­mällä tavalla.

Paikka 25.5.2018

Auto­palvelu Höglund Oy,
APH Racing